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Sollte? Würde? Könnte? Einfach machen.

Es geht um (d)eine gute Idee. Gelin­gende Projekt­arbeit im VEDD

Liebe Brüder und liebe Schwestern,
gab es früher gute Ideen oder spannende Vorhaben, so wurden erst einmal Arbeits­kreise gegründet. Heute arbeiten wir in Projekt­teams, sprechen von smarten Zielen und einem positiven Return on Investment. So ändern sich die Zeiten. Projekt­arbeit ist angesagt – auch im VEDD. Gleich­zeitig hören und lesen wir immer wieder, dass Projekte häufig scheitern, viele bereits in der Anfangs­phase. Gründe liegen darin, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, der Projekt­auftrag nicht klar formu­liert ist und die passenden Instru­mente fehlen.
Das wollen wir im VEDD nicht. Wir wollen mit und für euch gelin­gende Projekte. Deshalb haben wir uns zu diesem Thema in den vergan­genen Monaten im Vorstand viele Gedanken gemacht und ein Verfahren erarbeitet, das helfen soll, Projekte zu beantragen und durch­zu­führen. Jede Gemein­schaft kann Projekte vorschlagen, unabhänig von Größe der Gemein­schaft oder des Projekts.
Es geht um (d)eine gute Idee, die die Inter­essen der Mitglieder fördert und Gemein­schaften vernetzt.

Schritt für Schritt: Von der Idee zum Projekt.

  1. Stellt euch vor, ihr habt als Gemein­schaft eine Idee, z. B. eine Pilgertour. Ihr beratet euch hierzu in eurem Leitungs­gremium und füllt den beilie­genden Anmel­de­bogen aus. Ihr werdet sehen, das geht ganz flott und macht sogar Spaß, weil eure Idee Formen annimmt. Es müssen auch nicht alle Fragen beant­wortet sein. Diesen Anmel­de­bogen sendet ihr der Geschäfts­stelle zu.
  2. Nach erster Sichtung eurer Projekt-Anmeldung bekommt ihr eine Rückmeldung seitens des Vorstandes. Gefällt euer Vorhaben, werdet ihr gebeten, euer Projekt zu präsen­tieren. Je nach Art und Umfang des Projektes geschieht dies durch ein Telefonat / eine Telefon­kon­ferenz oder aber auch in Form einer persön­lichen Präsen­tation. Als Leitfaden für die Präsen­tation dient der sogenannte Audit-Bogen. In diesem Formular bewertet ihr in eurem Leitungs­gremium euer Projekt nach festge­legten Kriterien, schaut auch auf die Risiken und die Wirtschaft­lichkeit des Vorhabens. Alle Projekte unter­liegen – unabhängig der Größe – denselben Kriterien. Diese Kriterien, die die Ziele und die Strategie des VEDD fördern, hat der Vorstand im vergan­genen Jahr gründlich disku­tiert, definiert und gewichtet. Sie dienen daher als Grundlage für eine gerechte Bewertung und Entscheidung.
  3. Projekt­auftrag wird erteilt und erstellt. Ein Projektpate seitens des Vorstands benannt und die Kommu­ni­kation sicher­ge­stellt. Die Projekt­vor­haben werden auf der Homepage eingestellt.
  4. Durch­führung des Projektes, Auswertung und Veröf­fent­li­chung im Newsletter, auf der Homepage …

Das war auch schon alles. Wir hoffen, mit dieser Vorge­hens­weise ein gerechtes und trans­pa­rentes Verfahren in der Auswahl und Unter­stützung von Projekten entwi­ckelt zu haben. Jetzt fehlen nur noch eure Ideen. Wir freuen uns auf eure Anträge. Also einfach machen.
Mit geschwis­ter­lichen Grüßen

Diakonin Heike Gatzke
Mitglied des Vorstandes

  • Alle Abläufe und Unter­lagen, sowie die jeweils aktuellen Formulare (bspw. den Erfas­sungs­bogen) findest du ab Projekt­start auf unserer Homepage unter www​.vedd​.de/​p​r​o​j​e​kte
  • Bei Fragen rund um dein Projekt stehen dir die Kollegen aus der Geschäfts­stelle jederzeit gerne zur Verfügung.
  • Bitte beachte, falls du deine Ergeb­nisse und dein Projekt auch mit Bildern präsen­tieren willst: Da die Projekte im auch online präsen­tiert werden, müssen von allen abgebil­deten Personen Einwil­li­gungs­er­klä­rungen zur Veröf­fent­li­chung ihres Fotos vorliegen.

Überblick über Ablauf und Vorgaben der
Projekt­be­an­tragung und ‑durch­führung im Rahmen des Projektmanagements

  • Gemein­schaft stellt Antrag über Erfas­sungs­bogen* und leitet an Geschäfts­stelle weiter
  • Sichtung des Erfas­sungs­bogens in der Geschäfts­stelle; Info an Vorstand
  • Rückmeldung an Antragsteller_​in, ob Projekt möglich
  • Zusendung des Audit­bogens an Antragsteller

  • Antrag­steller füllen Audit­bogen aus
  • Der Audit­bogen orien­tiert sich an den definierten Kriterien, die ein Gemein­schafts­projekt zu einem VEDD-Projekt machen.
  • Nach Eingang in der Geschäfts­stelle Koordi­nation eines Treffens oder einer Telefonkonferenz

  • Antragsteller_​in spricht am Telefon oder in der Vorstands­sitzung vor (Audit)
  • Je nach Umfang/​Bedeutung des Projektes findet ein persön­liches Audit in einer Vorstands­sitzung oder alter­nativ eine Telefon­kon­ferenz mit Antragsteller_​in und Vorstandsmitgliedern
    statt

  • „Nutzwert­analyse“ und Auditbogen
  • Vorstand prüft mittels „Nutzwert­analyse“ und unter Berück­sich­tigung der Risiken
  • Entscheidung des Vorstands, ob Projekt und mit welcher Unter­stützung gefördert wird.
  • Projekt­auftrag wird erteilt und Projektpate wird festgelegt

  • Zwischen­be­richt an Geschäftsstelle
  • Formular wird zur Verfügung gestellt
  • Projektpate berichtet in der Vorstandssitzung

  • Abschluss­be­richt an Geschäftsstelle
  • Evalua­ti­ons­bogen wird zur Verfügung gestellt
  • Projektpate berichtet in der Vorstandssitzung
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Zum ersten Netzwerk­treffen „Diakon*innen in Führung“ hatten die fakd (Führungs­aka­demie für Kirche und Diakonie) und der VEDD (Verband Evange­li­scher Diakonen‑, Diako­ninnen und Diako­nats­ge­mein­schaften in Deutschland) alle Diakon_​innen in Führungs­ver­ant­wortung in…

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