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Sollte? Würde? Könnte? Einfach machen.

Es geht um (d)eine gute Idee. Gelingende Projektarbeit im VEDD

Liebe Brüder und liebe Schwestern,
gab es früher gute Ideen oder spannende Vorhaben, so wurden erst einmal Arbeitskreise gegründet. Heute arbeiten wir in Projektteams, sprechen von smarten Zielen und einem positiven Return on Investment. So ändern sich die Zeiten. Projektarbeit ist angesagt – auch im VEDD. Gleichzeitig hören und lesen wir immer wieder, dass Projekte häufig scheitern, viele bereits in der Anfangsphase. Gründe liegen darin, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, der Projektauftrag nicht klar formuliert ist und die passenden Instrumente fehlen.
Das wollen wir im VEDD nicht. Wir wollen mit und für euch gelingende Projekte. Deshalb haben wir uns zu diesem Thema in den vergangenen Monaten im Vorstand viele Gedanken gemacht und ein Verfahren erarbeitet, das helfen soll, Projekte zu beantragen und durchzuführen. Jede Gemeinschaft kann Projekte vorschlagen, unabhänig von Größe der Gemeinschaft oder des Projekts.
Es geht um (d)eine gute Idee, die die Interessen der Mitglieder fördert und Gemeinschaften vernetzt.

Schritt für Schritt: Von der Idee zum Projekt.

  1. Stellt euch vor, ihr habt als Gemeinschaft eine Idee, z. B. eine Pilgertour. Ihr beratet euch hierzu in eurem Leitungsgremium und füllt den beiliegenden Anmeldebogen aus. Ihr werdet sehen, das geht ganz flott und macht sogar Spaß, weil eure Idee Formen annimmt. Es müssen auch nicht alle Fragen beantwortet sein. Diesen Anmeldebogen sendet ihr der Geschäftsstelle zu.
  2. Nach erster Sichtung eurer Projekt-Anmeldung bekommt ihr eine Rückmeldung seitens des Vorstandes. Gefällt euer Vorhaben, werdet ihr gebeten, euer Projekt zu präsentieren. Je nach Art und Umfang des Projektes geschieht dies durch ein Telefonat / eine Telefonkonferenz oder aber auch in Form einer persönlichen Präsentation. Als Leitfaden für die Präsentation dient der sogenannte Audit-Bogen. In diesem Formular bewertet ihr in eurem Leitungsgremium euer Projekt nach festgelegten Kriterien, schaut auch auf die Risiken und die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens. Alle Projekte unterliegen – unabhängig der Größe – denselben Kriterien. Diese Kriterien, die die Ziele und die Strategie des VEDD fördern, hat der Vorstand im vergangenen Jahr gründlich diskutiert, definiert und gewichtet. Sie dienen daher als Grundlage für eine gerechte Bewertung und Entscheidung.
  3. Projektauftrag wird erteilt und erstellt. Ein Projektpate seitens des Vorstands benannt und die Kommunikation sichergestellt. Die Projektvorhaben werden auf der Homepage eingestellt.
  4. Durchführung des Projektes, Auswertung und Veröffentlichung im Newsletter, auf der Homepage …

Das war auch schon alles. Wir hoffen, mit dieser Vorgehensweise ein gerechtes und transparentes Verfahren in der Auswahl und Unterstützung von Projekten entwickelt zu haben. Jetzt fehlen nur noch eure Ideen. Wir freuen uns auf eure Anträge. Also einfach machen.
Mit geschwisterlichen Grüßen

Diakonin Heike Gatzke
Mitglied des Vorstandes

  • Alle Abläufe und Unterlagen, sowie die jeweils aktuellen Formulare (bspw. den Erfassungsbogen) findest du ab Projektstart auf unserer Homepage unter www.vedd.de/projekte
  • Bei Fragen rund um dein Projekt stehen dir die Kollegen aus der Geschäftsstelle jederzeit gerne zur Verfügung.
  • Bitte beachte, falls du deine Ergebnisse und dein Projekt auch mit Bildern präsentieren willst: Da die Projekte im auch online präsentiert werden, müssen von allen abgebildeten Personen Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung ihres Fotos vorliegen.

Überblick über Ablauf und Vorgaben der
Projektbeantragung und -durchführung im Rahmen des Projektmanagements

  • Gemeinschaft stellt Antrag über Erfassungsbogen* und leitet an Geschäftsstelle weiter
  • Sichtung des Erfassungsbogens in der Geschäftsstelle; Info an Vorstand
  • Rückmeldung an Antragsteller_in, ob Projekt möglich
  • Zusendung des Auditbogens an Antragsteller

  •  Antragsteller füllen Auditbogen aus
  • Der Auditbogen orientiert sich an den definierten Kriterien, die ein Gemeinschaftsprojekt zu einem VEDD-Projekt machen.
  • Nach Eingang in der Geschäftsstelle Koordination eines Treffens oder einer Telefonkonferenz

  • Antragsteller_in spricht am Telefon oder in der Vorstandssitzung vor (Audit)
  • Je nach Umfang/Bedeutung des Projektes findet ein persönliches Audit in einer Vorstandssitzung oder alternativ eine Telefonkonferenz mit Antragsteller_in und Vorstandsmitgliedern
    statt

  • „Nutzwertanalyse“ und Auditbogen
  • Vorstand prüft mittels „Nutzwertanalyse“ und unter Berücksichtigung der Risiken
  • Entscheidung des Vorstands, ob Projekt und mit welcher Unterstützung gefördert wird.
  • Projektauftrag wird erteilt und Projektpate wird festgelegt

  • Zwischenbericht an Geschäftsstelle
  • Formular wird zur Verfügung gestellt
  • Projektpate berichtet in der Vorstandssitzung

  • Abschlussbericht an Geschäftsstelle
  • Evaluationsbogen wird zur Verfügung gestellt
  • Projektpate berichtet in der Vorstandssitzung
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